Cách sử dụng email hiệu quả không ai chỉ bạn

Bạn nhận được hàng tá email mỗi ngày, làm cách nào để giải quyết chúng một cách nhanh gọn và hiệu quả, hãy cùng mình tìm hiểu một vài mẹo vặt mà mình đã áp dụng thành công nhé.

Nguồn: freepik.com

I. Lợi ích của email so với chat?

  • Những file, tài liệu cần gửi và thời gian lưu trữ lâu dài thì nên sử dụng email, vì gửi qua chat có thể sau một thời gian cố định hệ thống chat sẽ xoá file và khó tìm kiếm.
  • Cần confirm thông tin từ một ai đó (sếp, đồng nghiệp…) hoặc giao việc cho ai đó thì nên sử dụng email để lưu trữ lại bằng chứng sau này dễ làm việc hơn.
  • Chỉ dùng chat để trao đổi nhanh công việc thôi nhé.
  • Email nào hay sử dụng cùng một thông điệp và phải gửi nhiều lần thì soạn thành template email để tái sử dụng sau này, khi cần chỉ cần sửa đôi chỗ rồi gửi, vậy sẽ rất tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

II. Cần tránh

1. Chỉ đề cập, kể lể khó khăn trong email, hết

Khi đã ghi khó khăn thì bắt buộc phải ghi kèm giải pháp cũng như ưu và nhược điểm nếu có.

Lý do: sếp thuê về là để giải quyết khó khăn, chứ không phải nghe bạn kể lể khó khăn rồi chờ sếp giải quyết giùm, nên hãy lưu ý cố gắng suy nghĩ thêm nhiều ý tưởng, giải pháp bổ sung vào nhé.

2. Tránh viết lan man, sử dụng câu văn dài dòng

Hãy viết tất cả những gì muốn nói, sau đó hãy ngắt xuống dòng những ý chính, viết cô đọng, ngắn gọn, dễ hiểu.

Lý do: ai cũng bận rộn với hàng tá công việc rồi, thế nên nếu viết quá dài thì người đọc sẽ khó khăn để đọc hiểu toàn bộ nội dung và khó nắm bắt bạn muốn gì, vì thế hãy cố gắng viết ngắn gọn, ngắt dòng để dễ đọc, để làm sao người ta lướt qua là hiểu ngay trọng tâm vấn đề.

3. Không nên ghi chung chung về ngày tháng mà phải ghi cụ thể

Vd: Deadline 3 ngày sau =>  Deadline 3PM, 01/04/2020.

Lý do: so với thời gian ước chừng thì thời gian cụ thể bao giờ cũng truyền tải thông điệp rõ ràng hơn.

4. Đọc hết tất cả các email nhưng lại không xử lý

Hãy sử dụng kỹ thuật 1-chạm, đã mở mail đọc là phải phân loại:

  • Email có thể trả lời hoặc chuyển tiếp ngay: trả lời/chuyển tiếp luôn.
  • Email cần check lại thông tin, cần làm công việc nào đó: ghi lại vô danh sách công việc cần làm.

Lý do: đọc xong mà không xử lý gì thì có thể vài tiếng sau bạn sẽ nhớ mang máng là có task nào đó cần làm nhưng lại không thể nhớ phải làm gì, lại phải lục lọi mail để đọc lại lần nữa thì hãy đọc xong mail nào xử lý ngay mail đó.

5. Nhầm lẫn về ngày tháng năm trong email

Hãy check lại cẩn thận trước khi gửi.

III. Cần lưu ý

1. Hãy tô đậm những gì cần nhấn mạnh khi cần thiết

2. Luôn check lại đã đính kèm file (word/excel/hình ảnh…) hay chưa?

3. Nếu gửi email đính kèm nhiều file

Hãy nén lại thành một file duy nhất để người nhận chỉ cần tải file một lần cho tiện.

4. Sau khi check hết một lượt nội dung mail

Mới điền tên người nhận, người CC để tránh trong quá trình thao tác nhấn nhầm nút Send trong khi email chưa hoàn chỉnh.

5. Dành một khoảng thời gian cố định trong ngày để trả lời mail, thời gian còn lại thì tập trung xử lý công việc

  • Đầu giờ sáng.
  • Đầu giờ trưa.
  • Cuổi buổi chiều trước khi tan ca.

6. Khi bạn đang sử dụng Outlook và nhận được thông tin quan trọng nhưng lại sợ sau này tìm không ra email đó thì bạn có thể vào menu File – chọn Save as để lưu lại email đó, sau này chỉ cần mở lại file đó là nó sẽ tự mở đúng email bạn cần, rất nhanh và tiện luôn.

IV. Cập nhật mới: Mindmap về cách sử dụng email hiệu quả

👉👉👉 Hoặc bạn có thể click vào đây để xem full mindmap nhé!

Mình thì không thích đi làm mà phải “ngụp lặn trong biển mail” nên mình thường dành một khoảng thời gian cố định để xử lý mail, còn lại thì lo làm việc. Những mẹo vặt này mình tích cóp được qua quá trình làm việc nên mình chia sẻ lại với mọi người, hi vọng sẽ giúp ích được cho mọi người hen.

Cám ơn các bạn đã đọc đến đây. Hẹn gặp lại trong các bài viết sau. Hãy like bài viết nếu các bạn thấy hữu ích nhé.